Rapport de l'atelier sur la pratique de la gestion du RCCM et son contrôle OUAGADOUGOU, les 16 et 17 juillet 2012

• 30/07/2012
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Les 16 et 17 juillet 2012, s'est tenu dans la salle de réunion de Pacific Hôtel de OUAGADOUGOU, un atelier sur « la pratique de la gestion du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) et son contrôle », organisé par le Secrétariat permanent de l'OHADA.

Ont participé à cet atelier, les délégations des Etats membres suivants : Le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la Centrafrique, le Congo, la Côte d'ivoire, le Gabon, la Guinée, la Guinée-Bissau, la Guinée Equatoriale, le Mali, le Niger, le Sénégal, le Tchad et le Togo.

Etaient également présents, monsieur le Secrétaire Permanent de l'OHADA, monsieur le Président de la Cour commune de justice et d'arbitrage (CCJA), monsieur le Greffier en chef de la CCJA.

Y ont également participé, deux représentants de la Coopération française.

La liste des participants est jointe en annexe du présent rapport et en fait partie intégrante.

L'atelier a connu deux étapes majeures : la cérémonie d'ouverture et les travaux proprement dits.

A. CEREMONIE D'OUVERTURE

Dans son allocution de circonstance, le Secrétaire Permanent de l'OHADA, le professeur Dorothé Cossi SOSSA, a remercié les autorités burkinabè pour l'hospitalité et l'accueil chaleureux qu'ils ont réservé aux participants. Il a aussi remercié la Coopération française pour son soutien financier qui a été indispensable à la tenue du présent atelier.

Poursuivant, il a exprimé les attentes et les objectifs de l'atelier en insistant sur la nécessité de mettre en place au sein de l'espace OHADA, un logiciel reliant les RCCM des Etats membres. Pour ce faire, il a appelé à la mise en œuvre d'un RCCM informatisé facilement accessible dans les Etats parties.

Enfin, il a porté à la connaissance des participants, l'adhésion pleine et entière à l'OHADA de la république démocratique du Congo depuis le vendredi 13 juillet 2012, après le dépôt des instruments de ratification auprès de la république du Sénégal. A cet effet, Monsieur le Secrétaire Permanent a adressé ses remerciements au Gouvernement sénégalais pour le rôle joué dans le processus d'adhésion.

A sa suite, le Secrétaire général du ministère de la Justice, P. Mathias NIAMBEKOUDOUGOU, représentant madame la Ministre de la Justice, Garde des sceaux, a souhaité aux participants la bienvenue et un agréable séjour au Burkina Faso, patrie des hommes intègres.

Il a également adressé ses remerciements aux bailleurs de fonds ainsi qu'aux participants.

Parlant du RCCM, il a mis l'accent sur l'intérêt que représente cet outil pour l'instauration d'un environnement favorable au climat des affaires. Il a soutenu que le RCCM au delà de la reconnaissance juridique liée à l'immatriculation, se doit d'être la principale source d'information commerciale, économique et juridique dans l'espace OHADA. Enfin, il a formulé ses encouragements aux participants et souhaité plein succès aux travaux dont il a prononcé l'ouverture officielle.

Suite à ces deux allocutions, Monsieur le Secrétaire général s'est retiré pour laisser les travaux proprement dits se dérouler.

B. LES TRAVAUX PROPREMENT DITS

Ils ont débuté par la mise en place du présidium qui se compose comme suit :

• Président : Innocent AVOGNON, république du Bénin ;
• Vice-président : Mwinzié Eric DA, Burkina Faso ;
• Premier rapporteur : Moustapha Ali Moustapha, république du Tchad ;
• Deuxième rapporteur : Fodé KANTE, république de Guinée.

Les participants ont examiné le projet de programme qu'ils ont adopté comme ci-après :

• L'accueil du public au guichet du RCCM
• La pratique des immatriculations au RCCM et l'utilisation des formulaires
• Retour d'expérience de gestion informatisée du RCCM
• Le contrôle de la gestion du RCCM (par le juge ou par la hiérarchie administrative)
• Formulaires du RCCM : présentation des travaux de Cotonou

I. L'accueil du public au guichet du RCCM

L'exposé introductif de ce thème a été présenté par Maître Paul LENDONGO, Greffier en chef de la CCJA.

Maître LENDONGO a d'abord défini l'accueil en général comme synonyme d'accès, de réception et d'hospitalité. Il a indiqué que la qualité de l'accueil au greffe est déterminante pour l'efficacité du RCCM.

Pour atteindre cet objectif, il a proposé que les Greffes soient dotés d'un service d'accueil ayant pour mission de recevoir le courrier ainsi que les assujettis qui doivent bénéficier de toute la courtoisie requise.

Il a aussi proposé une meilleure organisation des greffes en vue de leur adaptation aux impératifs de l'accueil au RCCM en procédant à une répartition des tâches ainsi qu'il suit : la réception, le contrôle des formalités et les opérations des saisies. Il propose que les greffes disposent d'une salle d'attente.

Enfin, il a fait observer que l'efficacité du RCCM dépend surtout de la discipline personnelle des Greffiers en charge du RCCM.

A l'issue de cette introduction par le Greffier en chef de la CCJA, les délégués de la Guinée Bissau et de la Guinée Equatoriale sont intervenus pour partager leurs expériences respectives. Il est ressorti de leurs propos que dans leurs pays, le RCCM n'est pas rattaché à un organe juridictionnel mais à un organe administratif.

II. La pratique des immatriculations

Ce thème a été développé toujours par Maître Paul LENDONGO. Après avoir défini l'immatriculation, il a rappelé qu'au niveau de l'espace OHADA les formulaires d'actes du RCCM doivent être uniformes. Cependant, il a fait observer que certains greffiers ne respectent pas ce principe. En effet, ceux-ci ont conçu des modèles différentes de ceux prescrits par les Actes uniformes. Il propose l'utilisation effective de formulaires adaptés aux Actes uniformes révisés avec une désignation spécifique des différentes juridictions selon chaque pays.

A sa suite, Monsieur le Secrétaire Permanent a informé les participants de l'autorisation par le Conseil des ministres d'acquérir un logiciel commun aux Etats membres.

Les échanges sur ce sujet ont révélé que les praticiens n'ont pas toujours une bonne maîtrise du système d'identification sur les formulaires. Dans la pratique, il est ressorti que la tenue du RCCM variait d'une juridiction à une autre dans un même Etat.

Les participants ont abordé le rôle du notaire dans la constitution des sociétés. Il a été noté que si les statuts ne sont pas toujours rédigés par un notaire, ils doivent nécessairement faire l'objet d'un dépôt au rang des minutes d'un notaire.

S'agissant des formulaires relatifs au groupement d'intérêt économique (GIE), il a été observé qu'ils n'existent pas encore et doivent être élaborés dans le cadre des travaux du présent atelier.

Quant aux formulaires relatifs aux sociétés coopératives, le Secrétaire Permanent a déclaré que des dispositions seront prises en vue de les élaborer.

III. Le retour d'expérience de gestion informatisée du RCCM

Maître Kossi AYATE, Greffier en charge du RCCM au Tribunal de première instance de Lomé a partagé l'expérience de la gestion informatisée du RCCM dans son pays. Grâce au logiciel ALINEA, il est désormais possible d'avoir au Togo, les informations concernant l'inscription des sûretés. Il a cependant révélé des difficultés liées notamment à la reprise historique des données.

A la suite du représentant du Togo sont intervenus Maître Moustapha Ali Moustapha, Greffier du tribunal de commerce de N'Djamena (Tchad), Maître EBALE Georges, Greffier en chef du tribunal du commerce de Brazzaville (République du Congo) et Maître ABOU Seidou, Greffier en chef du tribunal de première instance de Cotonou.

Il a été constaté à partir de ces interventions que ces quatre Etats qui disposent d'un système informatisé du RCCM utilisent le même type de logiciel. En conséquence, ils ont en partage avec le Togo les mêmes avantages et préoccupations.

Sur celles particulières liées au logiciel utilisé, il est apparu que certains inconvénients résultent d'une mise à jour insuffisante du logiciel.

D'une façon générale, les participants ont recensé les difficultés dans la gestion des RCCM et des contrariétés dans les pratiques d'un RCCM local à un autre. Il s'agit de :

• Le non respect des formulaires OHADA dans certains Etats parties.
• Il est ressorti des échanges que les formulaires types du RCCM mis à la disposition des Etats ne sont pas toujours ceux qui sont utilisés pour l'immatriculation des commerçants et l'enregistrement des déclarations.
• Le problème de la reprise historique : Après l'informatisation du RCCM, le problème de la reprise historique du stock d'informations au niveau des greffes s'est posé.
• Le problème de la numérotation des sûretés et des succursales.
• Les logiciels existants dans les pays où le RCCM est informatisé ne font pas apparaître les identifiants des nantissements et les numéros des succursales.
• Les difficultés pour établir les statistiques : Les RCCM informatisés n'arrivent pas à générer des statistiques dans les domaines spécifiques.
• La variation des coûts et des délais : Il a été également relevé que les coûts des immatriculations et autres formalités au RCCM ainsi que les délais variaient d'un Etat à un autre et apparaissent souvent très élevés ou longs.

Pour pallier ces difficultés, des solutions ont été proposées par les participants. Il s'agit de :

• l'utilisation effective des formulaires OHADA dans tous les Greffes ;
• l'accélération du processus d'informatisation au moins dans les grands centres urbains de chaque pays. Pour les centres secondaires dont l'informatisation ne serait pas encore effective, il y a lieu de mettre en place un mécanisme de récupération manuelle ou électronique des données en vue d'alimenter le fichier national ;
• la bonne définition des relations entre les Greffes et les administrations des Guichets uniques ou des centres des formalités, dans le respect des dispositions qui font du greffe ou de l'organe compétent dans l'Etat Partie la structure chargée de la gestion du RCCM (Article 36 de l'AUDCG) ;
• l'organisation de sessions de formation à l'intention des greffiers et magistrats chargés du RCCM et de toutes autres personnes intervenant dans la tenue et la gestion du RCCM ;
• la vulgarisation du logiciel qui sera choisi par le Secrétariat Permanent sur recommandation des Etats membres en vue de son utilisation effective ;
• l'adoption d'un formulaire pour le GIE ;
• l'implication des greffiers dans l'examen des termes de référence qui seront envoyés dans les Etats membres en vue de l'acquisition d'un logiciel commun ;
• la mise à jour des logiciels existants et le développement des applications permettant de répondre à tous besoins d'informations statistiques.

IV. Le Contrôle de la gestion du RCCM (par le juge ou la hiérarchie administrative)

Ce thème a été introduit par Maître Kossi AYATE, au qui a fait un rappel historique remontant à la période coloniale. Il a précisé que l'intervention du juge dans la gestion du RCCM consistait seulement à coter et parapher le registre. Il a souligné que par la suite, l'adoption de l'Acte uniforme portant sur le droit commercial général a donné une importance à l'intervention du juge dans la tenue et la gestion du RCCM.

De même, il a énuméré les sources de contestation liées à la gestion du RCCM lesquelles se sont accrues avec le nombre des Actes uniformes qui prévoient des dispositions relatives au RCCM.

A la suite de cet exposé les participants ont échangé leurs expériences en distinguant entre d'une part le rôle de surveillance du Président du Tribunal ou du juge délégué par lui, et le contrôle que la juridiction compétente exerce à l'occasion d'un contentieux.

Il faut préciser que la mission de surveillance du juge ou de l'organe compétent dans l'Etat Partie porte sur toutes les tâches relatives à la tenue du RCCM. Les participants ont relevé que dans la plupart des Etats Parties, cette attribution n'est pas correctement exercée par les Présidents des tribunaux ou les juges délégués par ceux-ci, en raison soit de leur indisponibilité ou de la mauvaise organisation au niveau des juridictions.

S'agissant du contentieux, les participants ont relevé une quasi absence de recours contre les décisions du greffier chargé du RCCM. Cette situation s'explique en partie par la collaboration étroite qui existe souvent entre l'autorité de contrôle et le greffier, ce qui n'encourage pas les assujettis à ester contre les décisions du greffier.

Les participants ont également échangé sur la nature juridique de la décision du greffier. Ils se sont accordés à dire que ces décisions ont un caractère administratif et non juridictionnel.

Cependant, il est ressorti que ces décisions ne doivent pas, dans l'organisation actuelle de la plupart des Etats membres, donner lieu à un recours administratif.

Pour terminer sur ce sujet, les participants ont fait les recommandations suivantes :

• donner un contenu pratique à la surveillance ;
• organiser des sessions de formations sur le RCCM ;
• insérer des modules relatifs au RCCM dans la formation des magistrats ;
• mettre en place une stratégie pour la mise à jour des RCCM ;
• prendre des mesures en vue de déterminer les sanctions des incriminations relatives au RCCM.

V. Formulaire du RCCM : présentation des travaux de Cotonou

Les participants ont eu droit à la présentation des formulaires du RCCM validés à Cotonou les 11 et 13 avril 2012. Ils y ont apporté quelques amendements de forme. De même, les formulaires relatifs au GIE ont été élaborés et adoptés.

Après l'adoption du rapport général par les participants, le Secrétaire Permanent de l'OHADA, Professeur Dorothé Cossi SOSSA a clôturé les travaux en remerciant le Gouvernement du Burkina Faso pour son hospitalité, les partenaires techniques et financiers pour leur soutien et tous les participants pour l'intérêt et l'assiduité dont ils ont fait preuve en vue de la réussite des travaux.

Le Président, Innocent AVOGNON
Le Vice-président, Mwinzié Eric DA
Le Premier Rapporteur, Moustapha Ali Moustapha
Le Deuxième Rapporteur, Fodé KANTE