Le cabinet Global IT Services en partenariat avec la firme D & PARTNERS SAS, a le plaisir de vous convier à prendre part au séminaire de formation qu'il organise du 02 au 04 novembre 2016 au Grand Hôtel de Niamey sur le thème : Dynamiser votre « secrétariat juridique » des sociétés dans l'espace OHADA.

I. Contexte général et objectifs de la formation

La globalisation de l'économie et l'inflation législative et réglementaire subséquente, obligent toute entreprise à se doter selon sa taille, soit d'un département juridique conséquent, soit à s'assurer les services d'une firme de conseils juridiques externes. La compétitivité économique, à l'opposé, exige que toute entreprise produise des résultats avec le minimum de ressources humaines mais aussi financières. Ce dilemme juridico-économique conduit souvent les managers à rédiger des actes ou à prendre des décisions graves sans consulter les conseils juridiques afin de réduire les coûts externes ce qui augmente les risques juridiques. Résoudre ce dilemme est l'un des enjeux majeurs des managers africains de ce siècle et la secrétaire à double profil pouvant les assister est une des solutions préconisée par d'autres systèmes notamment ceux anglo-saxon et canadien !

En effet, ce défi patent fait de la secrétaire juridique l'une des collaboratrices indispensables à toute entreprise de notre ère. La parfaite secrétaire « classique » n'est aujourd'hui une valeur ajoutée sûre pour sa compagnie, que si elle allie des compétences de gestion administrative et communicationnelle à des habiletés juridiques. Dans ce dernier cas, elle est une secrétaire certes, mais elle est plus une secrétaire juridique ou corporative. Pour être plus précis, on dira qu'elle est d'abord une assistante administrative complète et ensuite une assistante juridique aboutie! La secrétaire juridique est donc à la fois, une assistante, technicienne en administration avec des habiletés organisationnelles, communicationnelles ainsi qu'une collaboratrice avec des compétences juridiques ! Cette formation vient ainsi donner à une secrétaire classique, les compléments juridiques indispensables pour effectuer en amont les actes juridiques usuels de sa structure afin de réduire certains coûts externes y afférents. Elle ne remplace pas les conseils juridiques attitrés mais intervient, en amont, grâce à sa formation juridique, pour réduire les coûts liés aux services juridiques sans augmenter les risques juridiques et ce, tout en augmentant la rentabilité financière de l'entreprise.

Cette formation vise essentiellement à faire connaître les différentes notions rattachées au domaine du secrétariat juridique au sein des sociétés de l'espace juridique de l'OHADA et à donner aux participant(e)s les outils pour être d'excellent(e)s secrétaires juridiques.

L'Acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement d'intérêt économique (AUSCGIE) de l'OHADA initialement adopté le 17 avril 1997, a fait l'objet d'une révision avec des innovations majeures entrées en vigueur depuis le 05 mai 2014. Cette formation intègre ces nouveautés du législateur qui, en réalité, donnent plus d'acuité et soulignent la nécessité du rôle des secrétaires juridiques dans la bonne gouvernance de la société OHADA (gestion intégrée des délibérations, des actes, des acteurs et des organes divers).

II. Objectifs spécifiques de la formation

Les secrétaires juridiques effectuent diverses tâches administratives et de rédaction juridique souvent non contentieuse qui nécessitent des connaissances et des habiletés pointues.

A l'issue de la formation, les participant(e)s seront à même de :

• Connaître les bases du droit civil, du droit commercial OHADA, du droit des sociétés commerciales OHADA ainsi que la terminologie applicable ;
• Produire des ébauches d'actes usuels de procédure civile ;
• Suivre la formalisation d'une société en droit OHADA et toutes les modifications statutaires et légales courantes de la vie d'une société ;
• Préparer des lettres, documents et actes juridiques simples ou notariés ;
• Archiver efficacement et à long terme des dossiers de clients ;
• Réviser des documents et correspondances pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et judiciaires simples ;
• Rédiger des procès-verbaux d'assemblée générale (AG-AGO-AGE-AGS), des PV d'audiences ou de rencontres de conciliation, de médiation ou d'arbitrage à signer après validation ;
• Pouvoir proposer des ébauches de statuts de sociétés commerciales OHADA conformes aux règlementations en vigueur ;
• Savoir organiser et gérer efficacement des réunions et des assemblées ;
• Etre plus efficace en réduisant les risques juridiques en amont.

III. Public cible

Cette formation est une spécialisation, un perfectionnement pour secrétaires et agents administratifs. Les participant(e)s doivent en principe être des secrétaires ou au minimum connaître le logiciel Word, avoir le doigté et un bon français.

Les étudiants en droit, les gestionnaires, les administrateurs, les associés et actionnaires, les juristes d'entreprise et autres parties prenantes intervenant dans la gestion d'une société ou entreprise commerciale quel que soit leur niveau (incluant les opérateurs économiques de l'informel) ou tout autre personne intervenant dans le secteur des affaires devrait s'y intéresser au regard de son contenu pratique !

La formation vise cependant spécifiquement les :

• Secrétaires d'entreprises, de sociétés commerciales et GIE, de cabinets d'avocats, de cabinets de notaires, de cabinets d'huissiers de justice, de compagnies d'assurance, de sociétés de gestion immobilière, d'administrations publiques et parapubliques et d'organisations non gouvernementales ;
• Clercs ou assistants collaborateurs d'avocats, de notaires ou d'huissiers de justice, de commissaires-priseurs ;
• Personnes intéressées par cette thématique pratique ;

IV. Contenu de la formation

Pour atteindre les objectifs fixés ainsi que les attentes diverses du public cible, la formation se déroulera sur trois (03) jours suivant le programme ci-après :

Planning de la formation

• De 08h00 à 14h00
• Pause-café : De 10h à 10h30 (30mn)
• Déjeuner : DE 13h30 à 14h00 (30mn)

Jour 1

Introduction

Module 1 : Retour sur les pré-requis indispensables

1. Maîtriser l'environnement Windows ;
2. Astuces pour Maîtriser la suite Outlook Express ;
3. Astuces pour accélérer sa vitesse de saisie et la prise de note rapide ;
4. Jeu de rôles pour Maîtriser les techniques d'accueil et de communication;
5. Astuces pour Améliorer ses compétences rédactionnelles générales ;
6. Savoir recourir à l'Internet et éviter ses pièges ;
7. Les meilleures techniques d'archivage !
8. L'anglais commercial : un atout majeur !

Module 2 : Rôles et responsabilité de la secrétaire juridique

1. L'évolution du rôle des secrétaires : du classique au stratégique !
2. La responsabilité de la secrétaire juridique
3. Les obligations de la secrétaire juridique

Les obligations de confidentialité et de réserve, de prudence en gestion de l'information, de communication professionnelle, etc.

Jour 2

Module 2 : Connaissances juridiques indispensables

1. Maîtriser la terminologie juridique usuelle et l'anglais juridique ;
2. Maîtrise de l'environnement professionnelle et ses pratiques ;
3. Le Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) OHADA :
   • Missions et organisation du RCCM ;
   • Utilités pratiques du RCCM pour une Secrétaire juridique ;
   • Informatisation du RCCM et avantages ;
4. Le commerçant et l'entreprenant OHADA
   • Statuts juridiques et formalités d'acquisition des statuts ;
   • Aspects pratiques pour une secrétaire juridique ;
5. La société commerciale OHADA
   • Typologie et incidences pratiques du choix des formes sociétaires ;
   • Constitution et immatriculation : les étapes à maîtriser ;
   • Documents de base : Statuts et Règlement intérieur ;
   • Les assemblées de la société et ses organes décisionnels ;
6. La gestion du droit à l'information des administrateurs et des associés ;
7. L'intérêt pratique et les techniques d'une veille juridique et réglementaire efficace.

Jour 3

Module 3 : Aspects pratiques de gestion d'une société et d'optimisation des assemblées

1. Les actes de la gestion courante à maîtriser
   • La facturation : utiliser un logiciel ;
   • Le changement du siège social et de la dénomination sociale ;
   • Les statuts et leur modification ;
   • Les opérations sur les actions et la modification du capital social ;
   • Les échéanciers usuels : rapports et déclarations périodiques ;
2. Comment bien organiser et gérer un Conseil d'administration : pratique ;
3. Comment bien organiser et gérer une assemblée générale annuelle : pratique.

Module 4 : Mises en situation pratiques et évaluation

V. Méthodologie

Très axée sur la pratique, la formation part de l'explication des principes théoriques indispensables pour une immersion pratique continue basée sur des dossiers fictifs tirés du quotidien. Elle est interactive et participative avec une évaluation qui vérifie pour chaque participant :

• la compréhension des documents à produire et
• la capacité à développer les aptitudes et réflexes idoines aux mises en situations concrètes proposées.

La formation est documentée avec des supports clairs et didactiques respectant les standards de l'andragogie et une assistance personnalisée est offerte à chaque participant(e) à l'issue de la formation !

VI. Formateur

Docteur Karel Osiris Coffi DOGUE, (LL.D. Montréal), Formateur et Chef des Services Etudes, Formations et Recherche à l'Ecole Régionale SUpérieure de la MAgistrature (E.R.SU.MA.) de l'OHADA.

A propos du formateur

M. Karel Osiris Coffi DOGUE est titulaire d'un doctorat en droit des affaires obtenu à l'université de Montréal au Canada.

Chargé d'enseignement bilingue à la Houdegbe North American University, une université bilingue du Bénin, il est également Enseignant chercheur à l'université d'Abomey-Calavi au Bénin.

Actuellement, Chef des services Etudes, Formations et Recherche à l'Ecole Régionale SUpérieure de la MAgistrature (ERSUMA) des Etats membres de l'OHADA, il y est Formateur et Secrétaire d'édition de la Revue de cette prestigieuse école panafricaine de formation des acteurs juridiques et judiciaires de l'espace OHADA.

Ancien Président- Fondateur du Club OHADA Canada, il a travaillé à Montréal comme Responsable des conventions collectives et des griefs et Président d'une section locale de plus de 6000 membres de l'Alliance de la Fonction Publique du Canada avant de revenir en Afrique au service de l'ERSUMA-OHADA.

Ancien boursier de la Faculté de droit et de la Chaire Jean Monnet en droit de l'Union européenne, rattachée à l'Université de Montréal, Karel a été récipiendaire du premier prix canadien de rédaction juridique 2010 de l'Association du Barreau Canadien, section Québec. Il a servi comme technicien juridique (secrétaire juridique) pro-bono, recherchiste de l'Association Québécoise des Personnes de Petite Taille, notamment pour la rédaction d'un ouvrage sur les droits des personnes handicapées au Québec paru en novembre 2011 et dont il est co-auteur. Recherchiste en 2008 pour Avocats Sans Frontières Canada (ASFC), M. Dogué a présidé la section ASFC de l'Université de Montréal en 2010-2011.

Très impliqué socialement, Karel est membre du Conseil d'administration de l'organisme de charité canadien « Santé & Education Maintenant/Health & Education Now » qui est active au Canada, au Bénin et au Cameroun.

Expert Consultant en légistique pour la Commission de l'Union européenne, la Banque Africaine de Développement, le Centre Africain de Veille et d'Intelligence Economique et la Banque Mondiale sur des projets de réforme juridique et judiciaire en Afrique, ses autres travaux et publications dans des revues scientifiques portent sur l'ingénierie contractuelle, le droit des sociétés, le droit des sûretés et les modes de prévention et règlement des différends.

VII. Modalités de participation

Frais d'inscription : HT 350 000 FCFA / Participant. Réduction de 10% à partir de deux (02) inscrits ou plus

L'inscription donne droit à :

• La participation aux trois (03) jours de la formation ;
• L'assistance personnalisée après la formation ;
• Pause-café et déjeuner ;
• Un kit pour participant ;
• Un support de la formation ;
• Une attestation de participation.

Lieu de la formation : Grand Hôtel de Niamey. Salle climatisée répondant aux standards andragogiques de qualité.

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Pour toute information utile ou inscription, merci de contacter selon le cas :

NIGER

Global IT SERVICES
BP 33 Maradi, NIGER
Tél. : +227 90 41 73 76 / 99 50 57 57
Email : info@globalitsniger.com / globalitsniger@gmail.com

BENIN

D & PARTNERS SAS
01 BP: 9132, Porto-Novo, BENIN
Tél. : +229 99 01 88 88

GABON

Tél. : +241 04 07 81 03 / 02 16 15 41

FRANCE

Tél. : +33 6 14 28 59 01

Email : info@dpartners-africa.com